在實(shí)務(wù)中大部分的企業(yè)都存在私車公用的情況，這個(gè)話題在財(cái)務(wù)界也是老生常談了。那到底怎么報(bào)銷才合規(guī)，我們看看稅務(wù)局是怎么回復(fù)這個(gè)問題的？

稅務(wù)局回復(fù)：企業(yè)實(shí)際發(fā)生的與取得收入有關(guān)的，合理的支出，包括成本，費(fèi)用，稅金，損失和其他支出，準(zhǔn)予計(jì)算應(yīng)納稅所得額時(shí)扣除。所稱費(fèi)用，是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中發(fā)生的銷售費(fèi)用，管理費(fèi)用和財(cái)務(wù)費(fèi)用。綜上，企業(yè)使用員工個(gè)人車輛，應(yīng)在簽訂租賃合同并取得車輛租賃發(fā)票的情況下，其發(fā)生的與生產(chǎn)經(jīng)營相關(guān)的油費(fèi)，保養(yǎng)費(fèi)，過路費(fèi)等支出，可憑合法有效憑證在企業(yè)所得稅前扣除。

根據(jù)稅務(wù)局回復(fù)那下面我們就說說三個(gè)大點(diǎn)：

1，如何合規(guī)簽定私車公用的協(xié)議？

2，如何合規(guī)建立相關(guān)的私車公用管理制度？

3，如何合規(guī)報(bào)銷私車公用的相關(guān)費(fèi)用？

1、如何合規(guī)簽訂私車公用的協(xié)議呢？

簽訂租車協(xié)議時(shí)，寫明三個(gè)要點(diǎn)：

1）租入員工車輛的必要性；

2）租入員工車輛的用途；

3）協(xié)議中要約定清楚費(fèi)用報(bào)銷與用車補(bǔ)貼的支付標(biāo)準(zhǔn)與形式，直接費(fèi)用由員工憑發(fā)票據(jù)實(shí)報(bào)銷，其中，油費(fèi)可依據(jù)運(yùn)行公里數(shù)及油耗標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，過橋過路費(fèi)、停車費(fèi)根據(jù)出車記錄報(bào)銷。

目的在于留存相關(guān)的證據(jù)來說明，未來發(fā)生的費(fèi)用是用于生產(chǎn)經(jīng)營，與收入相關(guān)的費(fèi)用。

注意：簽訂協(xié)議的員工應(yīng)該僅僅是部分員工，如果與所有員工簽訂，則有被視為發(fā)放福利的風(fēng)險(xiǎn)。

2、如何合規(guī)建立相關(guān)的私車公用的管理制度呢？

私車公用的報(bào)銷管理制度，建議做到以下幾點(diǎn)：

1）制度中明確，哪些崗位、哪些員工適用私車公用，企業(yè)要有書面?zhèn)浒傅怯?，避免把私車公用的費(fèi)用報(bào)銷與發(fā)放全員性的交通補(bǔ)貼混同；

2）制度中說明，與適用私車公用的員工簽訂用車協(xié)議，明確權(quán)利義務(wù)，約定明確車輛的使用情況及費(fèi)用分?jǐn)偡绞?，分清個(gè)人消費(fèi)和企業(yè)費(fèi)用，員工應(yīng)向公司提供汽車租賃發(fā)票。這點(diǎn)非常重要，可以避免變相發(fā)放交通補(bǔ)貼的質(zhì)疑；

3）制度中要有規(guī)定，私車公用的出車記錄企業(yè)應(yīng)專門登記，登記簿記錄清楚每次出車的時(shí)間、往返地點(diǎn)、公里數(shù)，車牌號(hào)、所辦事由等，并需車主簽字確認(rèn)。

3、如何合規(guī)報(bào)銷私車公用的相關(guān)費(fèi)用呢？

報(bào)銷私車公用的相關(guān)費(fèi)用時(shí)，除了平時(shí)應(yīng)該按規(guī)定貼發(fā)票，使用費(fèi)用報(bào)銷單進(jìn)行審批外，還需要有相關(guān)的私車公用申請(qǐng)及行駛記錄表等（可以根據(jù)公司實(shí)際情況的相關(guān)單據(jù)）作為費(fèi)用報(bào)銷的證據(jù)。

大家千萬別認(rèn)為有張加油費(fèi)發(fā)票貼著就是合規(guī)報(bào)銷了，在財(cái)稅上，任何事情都是要講證據(jù)的，會(huì)計(jì)上和稅務(wù)上的真實(shí)合理不是就等于一張發(fā)票。如果你就是一摞加油票，一摞通行費(fèi)發(fā)票的貼著報(bào)銷，而且還說不出個(gè)合理性，分不清出行次數(shù)，任務(wù)目的和合理公里消耗，這部分費(fèi)用的可信度就非常低了，那就有可能被稅務(wù)局認(rèn)定為虛假費(fèi)用，那就有可能補(bǔ)稅加罰金。